Wenn Sie in einem Legal Operations Team arbeiten, verbringen Sie wahrscheinlich viel Zeit damit, darüber nachzudenken, wie Sie die Rechtsausgaben verbessern können – insbesondere, wie Sie diese verwalten und reduzieren können. Angesichts des ständig wachsenden Drucks, mit weniger mehr zu erreichen, stehen Rechtsausgaben heller denn je im Rampenlicht.
Hier sind einige Beispiele für wie man die richtigen Technologien bekommt kann einen großen Beitrag zur Reduzierung der Rechtskosten leisten.
1. Verbessern Sie die Rechtskosten, indem Sie auf elektronische Rechnungen umstellen
Sie können die Rechtsausgaben nicht verbessern, ohne zu verstehen, was Ihre Ausgangsbasis ist. Wenn Ihre Rechtsabteilung und ihre Anwaltskanzleien mit Papierrechnungen arbeiten, schränken Sie die Chancen ein, zu verstehen, was Ihre Ausgaben wirklich sind und wo Ihnen möglicherweise zu viel berechnet wird. Darüber hinaus schränken Papierrechnungen die Sichtbarkeit von Lieferantenmanagement, Bewertungen und Vergleichen ein.
Warum? Denn für die meisten Rechtsabteilungen von Unternehmen ist die manuelle Überprüfung von Rechnungen zeitaufwändig, mühsam und anfällig für menschliche Fehler. Es gibt einfach zu viele Rechnungen und nicht genug Zeit oder Ressourcen, um Einzelposten zu überprüfen. Darüber hinaus ist es schwierig, die Kosten zu vergleichen und zu analysieren, wenn alle Informationen auf Papier vorliegen.
Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es der Rechtsabteilung eines Unternehmens, Industriestandards für zu übernehmen Größen und Abrechnungscodes. Von dort aus können Rechtsabteilungen damit beginnen, wertvolle Daten für Berichte und Analysen zu erfassen und zu „verdauen“ – wertvolle Metriken wie Gesamtausgaben, Trends und mehr – und damit zu vergleichen Branchen-Benchmarks (dazu weiter unten mehr). Es minimiert auch den Zeitaufwand für die Eingabe von Rechnungen in Abrechnungssysteme zur Überprüfung und Zahlungsabwicklung.
2. Verwenden Sie ein spezialisiertes legales elektronisches Rechnungsstellungssystem anstelle eines allgemeinen Tools
Es gibt viele elektronische Rechnungsstellungssysteme auf dem Markt, aber viele der beliebtesten sind nicht für die rechtsgültige Rechnungsstellung ausgelegt. Zu viele Rechtsabteilungen von Unternehmen greifen auf allgemeine E-Invoicing-Tools zurück, wenn a spezialisiertes Tool für die rechtliche können gesetzliche Abrechnungsfragen besser handhaben und die Rechtskosten senken.
Das richtige legale E-Invoicing-System bietet unter anderem die folgenden Funktionen, die herkömmlicherweise in allgemeinen E-Invoicing-Tools nicht verfügbar sind: Unterstützung von E-Timer-Tarifen von externen Anwälten, Verhinderung von Rechnungsgeschäften durch Anwaltskanzleien ohne Genehmigung, Erhalt von Rechnungen nach Industriestandard Format Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES) oder Vergleichen von LEDES-Rechnungen mit den Rechnungsstellungsrichtlinien des Unternehmens, Ermöglichen der Stornierung oder Ablehnung einzelner Rechnungsposten, Ermöglichen des Vergleichs von Rechnungen mit dem Budget, Unterstützung der automatischen Zuordnung von Rechnungen zu festgelegten Kosten oder Codes und zum Berichten von Ausgaben nach Faktoren wie Zeit, Aktivität, Material, Unternehmen und mehr. Alle diese Funktionen sind für eine genaue und effiziente gesetzliche Rechnungsstellung unerlässlich.
3. Automatisieren Sie Abrechnungsrichtlinien, die den Richtlinien externer Anwälte entsprechen
Eines der wichtigsten Ziele der Rechnungsprüfung ist die Einhaltung externer Abrechnungsrichtlinien für Anwälte. Eine manuelle Überprüfung ist der Aufgabe nicht gewachsen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über ein Tool verfügen, mit dem Sie Ihre spezifischen Abrechnungsrichtlinien eingeben können, damit sie automatisch und einheitlich auf alle Ihre Rechnungen angewendet werden, um Gebührenzonen zu identifizieren und Überzahlungen zu vermeiden.
Abrechnungsregeln sind oft Bestandteil von Rechtskostenmanagementsysteme. Sie scannen eingehende Rechnungen von Anwaltskanzleien und Rechtsdienstleistern automatisch auf Abweichungen und korrigieren oder markieren die Rechnung zur weiteren Überprüfung. Dies erspart Prüfern den Aufwand, jede Position manuell durchzugehen, was oft zu sofortigen Kosteneinsparungen führt.
4. Implementieren Sie eine KI, die zwischen Abrechnungsregeln sucht
Die forensische Prüfung von Rechnungen ist längst regelbasiert. Obwohl Abrechnungsregeln ein guter erster Schritt zur Reduzierung von Rechtskosten sind, ist dies nur der Anfang. Rechnungen können bei einem rein regelbasierten Ansatz immer noch durchs Raster fallen oder fälschlicherweise zur Zahlung freigegeben werden.
Wie kann das passieren?
Abrechnungsregeln sind zwar nützlich, stützen sich jedoch auf bestimmte Beschreibungen oder Wörter, um potenziell unangemessene Gebühren zu identifizieren. Wenn eine Rechnung zufällig andere Schlüsselwörter oder Beschreibungen verwendet, die nicht in den Abrechnungsregeln enthalten sind, um eine Position zu beschreiben, werden die Gebühren möglicherweise nicht von den Abrechnungsregeln gemeldet. Er kann stattdessen die fehlerhafte Ladung nicht identifizieren und zur Zahlung freigeben. Schließlich können Sie Abrechnungsregeln nicht so programmieren, dass alle potenziellen Variablen in der Wortwahl berücksichtigt werden.
Wenn Sie die Rechtskosten noch weiter verbessern möchten, sollten Sie ein KI-gestütztes Rechnungsprüfungstool in Betracht ziehen, das wie folgt aussieht zwischen den Regeln um noch mehr Einsparungen zu finden. Diese Technologien arbeiten in Zusammenarbeit mit Unternehmensrechtliches Management Systeme. Sie sind auf Millionen gesetzlicher Rechnungsgebühren geschult, um Bereiche zu finden, in denen Überzahlungen üblich sind oder in denen allgemein eine Korrektur erforderlich ist – Dinge wie Massenabrechnungen, vage Beschreibungen, Arbeiten, die von der falschen Mitarbeiterklasse ausgeführt werden, oder nicht geschäftliche Reisen.
Wenn diese Probleme identifiziert werden, kann InvoiceAI die Gebühren entweder automatisch anpassen, um den Richtlinien externer Anwälte zu entsprechen, oder die Prüfer auf das Problem aufmerksam machen, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer nicht ordnungsgemäßen Zahlung erheblich verringert und die gesamten Rechtskosten gesenkt werden.
5. Nutzen Sie Benchmarking-Technologien
Zu wissen, wie viel Sie für eine bestimmte Anwaltskanzlei ausgeben, ist großartig. Noch besser ist es jedoch zu wissen, wie sehr Sie sollte Ausgaben basierend auf dem, was alle anderen ausgeben – sogar bis hin zu einer Anwaltskanzlei an einem bestimmten Standort für eine bestimmte Aufgabe. Hier kommt Benchmarking ins Spiel.
Benchmarking ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden guten Rechtskostenmanagementsystems. Aber die Benchmarking-Technologie Sie sollten Attribute wie Tätigkeitsbereich, Zeitstufe, Art der Tätigkeit und Rabatte angeben, die Ihnen den Verhandlungsspielraum verschaffen, den Sie in Gesprächen mit Ihren Anwaltskanzleien benötigen.
Zum Beispiel, Eine große Private-Equity-Firma sparte 17 % ihrer Preise einRealisierung von Einsparungen von mehr als 27 Millionen US-Dollar im ersten Jahr durch die Nutzung intelligenter Benchmarking-Daten.
Um sicherzustellen, dass Sie immer die gängige Rate für anstehende Fälle verstehen, stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Benchmarking-Lösung auch exklusive wettbewerbsfähige Kohorten von Anwaltskanzleien enthält, die auf mindestens 100 Faktoren basieren, einschließlich allgemeiner Kanzleiexpertise, Preisgestaltung und sogar der Expertise einzelner Partner.
Fazit
Der Druck, mit weniger Möglichkeiten mehr zu erreichen, wird so schnell nicht aufhören, aber es gibt Möglichkeiten, diesen Bedarf durch die Implementierung der richtigen Technologie zu decken.